パソコンは仕事で毎日使っていますが我流でいままでやっていました。今回、『パソコン教室アビバの「無料体験セミナー」』でエクセルの操作を生まれて初めて、先生から教えていただきました。
教えていただいたのはアビバ 日吉東急校です。
今回、教えていただいたのはEXCEL2003。仕事ではさらに古いバージョンの2000を使っているのですがさすがにそのバージョンは用意されていなかったので2003にしました。
教えていただける時間は1時間なので、仕事で使おうとしていつも悩んでしまう日時の取り扱いとピボットテーブルの使い方をお願いしました。
日時の取り扱い
アルバイトしているメンバーの出勤時間に応じた給料の計算というシーンを想定したテキストをベースに教えていただきました。その中で
- VLOOKUP関数によるマスターデータからデータを引っ張り出すやり方
- 時間の計算の仕方。
時間を単純に足し算すると妙な数値になります。
例：15：00＋6：00＋7：00を計算させると4:00とエクセル君は答えます。
ここで合計値を計算しているセルを選択して、メニューの「編集」-「クリア」-「書式」とすると1.166667と表示されます。これはエクセルが持っている素の値であり、1=24時間とした場合の比率をあらわした数値と考えればよいとのこと。別のセルに先ほどの合計値のセルに24を掛け算させる数式を入れてみると・・・28となる。な～るほど!
ピボットテーブル
普段は仕事ではこのあたりはメンバーにやってもらっていて結果を眺めるだけなのですが、やはり自分で手を下して色々とやりたいので今回教えてもらいました。
ピボットテーブルというのはたとえば一行ごとに営業員名、売り上げ日時、取引先、売り上げ金額、売り上げ個数などのデータがあったとしたら
- 各営業員毎に集計
- 各取引先毎に集計
- 売上日で集計
といった色々な観点のシートを作成して分析したくなるはずです。これをオートフィルタを使って別シートにコピーしてしこしこやるというやり方(今まで自分でやるときはこれでやってました(^_^;))もありますが、ピボットテーブル使うとこれが数ステップでできてししまうことを教えていただき大感激。それなら自分で早く勉強してやれよという自分という状態。
やり方はメニューから「データ」-「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」をクリックするとウィザードが出ますので、後はウィザードに従ってやれば、新しいシートが挿入されて、ピボットテーブルの枠組みが表示されます。あとはこの枠組みの行と列のフィールドに切り口としてみたい項目をドラッグ、そしてデータフィールドに集計したい項目をドラックすれば完成。切り口を変えたり集計項目を変えたりや集計ではなく個数、最大、平均といったことも簡単に変更できます。
いやー、使えなかったというか覚えようとしなかった私がアホでした。月曜日に会社へ行ったら死ぬほどピボットテーブルを使い倒します。
あっという間に1時間がたちました。我流だとどうしても知識が偏ってしまいエクセルの便利な機能をうまく使えていないというのが良くわかりました。パソコン教室のアビバできちんと教えてもらえば仕事が効率化されるので授業料の何倍もリターンがかえってくるという実感を持ちました。
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